订立查新合同后，开始进入正式的查新程序

一 检索准备

    （1）分析查新项目的科学技术特点及与查新项目相关的资料，与用户面谈，了解查新委托人提出的查新点与查新要求。

    （2）明确检索目的。

    （3）根据检索目的确定主题内容的特定程度和学科范围的专指程度，使主题概念能准确地反映查新项目的核心内容。

    （4）确定检索文献的类型和检索的专业范围、时间范围。

    （5）制定周密、科学，具有良好操作性的检索策略。

二 选择检索工具

    分析检索项目，根据检索目的和客观条件，选择最能满足检索要求的检索工具。

    （1）手检时，根据专业对口、文种适合、收录完备、报道及时、编排合理、揭示准确的原则，选择检索工具书。

    （2）机检时，检索前根据查新项目的内容、性质和要求选择合适的检索系统和数据库。

三 确定检索方法和途径

    （1）根据查新项目所属专业特点、检索要求和检索条件确定检索方法。

    （2）确定检索途径。

    ①在手检条件下，文献的检索途径就是检索工具书中的目次、正文和辅助索引提供的途径。检索工具书提供的检索途径主要有：分类途径、主题途径、文献名称途径、著者途径、文献代码途径以及其他特殊途径。分类途径和主题途径是手检的主要途径。

    ②在机检条件下，为了确定检索途径，先弄清数据库采用的是规范化词表还是自由文本式词表；指示主题性质的代码是标准的还是任选的；提问式如何填写；再将表达检索提问的各概念依照数据库采用的词表转换成检索语言，即主题词、分类词、关键词等。

四 查找

    （1）依据《科技查新规范》规定，查找时以机检为主、手检为辅。

    （2）为防漏检，适当补充查找与查新项目内容有关的主要现刊，注意利用手册、年鉴等相关工具书。

    （3）在得出最终检索结果之前，需要对每次检索结果进行检验和调整，以扩检或缩检。

    （4）当检索完成后，根据检索结果和分析的需要，索取文献原文。

五 完成查新报告

    （1）草拟查新报告

    根据查新项目的科学技术要点，将检索得到的文献分为密切相关文献和一般相关文献，并将相关文献与查新项目的科学技术要点进行比较，确定查新项目的新颖性，草拟查新报告。

    （2）聘请查新咨询专家。

    在必要时，根据查新项目的所属专业和科学技术特点，以及其他实际情况，选聘若干名同行专家担任查新咨询专家，就查新项目的文献检索与新颖性问题进行咨询。

    （3）对查新程序和查新报告进行审核

审核员根据《科技查新规范》、相关文献与查新项目的科学技术要点的比较结果，对查新程序和查新报告进行审核。

    （4）查新员填写查新报告。

    （5）查新员和审核员在查新报告上签字，加盖“科技查新专用章”。

    （6）查新报告由查新机构按年度统一编号，并填写“查新完成日期”。

    （7）整理查新报告附件。

    附件包括密切相关文献的原文复印件、一般相关文献的文摘。查新员应当对所有 附件按相关程度依次编号。

六 提交查新报告

    完成查新报告后，查新机构按查新合同规定的时间、方式和份数向查新委托人提交查新报告及其附件。

提交查新报告后，查新人员应及时将查新项目的资料、查新合同、查新报告及其附件、查新咨询专家的意见、查新员和审核员的工作记录等存档。

                                         山东科技大学图书馆

                                           2004年6月